Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych
w Tandem sp. z o.o. z siedzibą w Będzinie
§ 1

Postanowienia ogólne

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”,
określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub
regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Tandem sp. z o.o., a także podejmowania
działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości,
podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę
sygnalisty.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym
z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia
wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca
przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi
informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia
wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania
zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ
publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych
obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są
dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
8. Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron
internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia zawarte zostały w Intranecie w
zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne”.
9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej
Tandem sp. z o.o., zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
 

§ 2

Definicje Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) Jednostkę Wewnętrzną – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z
co najmniej 1 bezstronnego członka wybieranego przez Zarząd Spółki, do których zadań należy
przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje
do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;
2) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji
zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez
prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie
przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
3) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w
kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub
może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym
także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
4) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie
dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie
dojdzie w Tandem sp. z o.o., o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z
pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
5) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych
lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
6) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje
możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba,
która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia
prawa, jest powiązana;
8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga
sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna
zostać ujawniona;
9) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć
działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
10) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne
przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.
 

§ 3

Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub
mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
 

§ 4

Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
1) elektronicznie – za pośrednictwem adresu e-mail: zgloszenia@grupatandem.pl;
2) pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną opatrzonej
napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na
adres siedziby spółki;
2. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie
powinno zawierać co najmniej:
1) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) adres do kontaktu sygnalisty;
3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa
jest prawdziwa.
3. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane.
4. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Jednostka Organizacyjna przekazuje
sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na
który należy przekazać potwierdzenie.
 

§ 5

Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Jednostki Wewnętrznej, który
dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki
określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w
zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Jednostki Wewnętrznych kontaktuje się z sygnalistą, o ile
jest to możliwe.
2. Jednostka wewnętrzna może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem
wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych
informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Jednostka wewnętrzna
informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a
w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym
sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść
zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Jednostka Wewnętrzna
podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. Gdy zajdzie taka potrzeba, Jednostka Wewnętrzna może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na
rzecz Tandem sp. z o.o. celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia
się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które
umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
5. Jednostka Wewnętrzna może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych
komórek organizacyjnych Tandem sp. z o.o. lub do podmiotu świadczącego usługi
profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich
okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Jednostka Wewnętrzna podejmuje
decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań
następczych.
7. Jednostka Wewnętrzna przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3
miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania
potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
8. Jednostka Wewnętrzna nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do
kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
 

§ 6

Działania następcze

1. W przypadku, gdy:
1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Tandem sp.
z o.o. – Jednostka Wewnętrzna podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Tandem 
sp. z o.o. – Jednostka Wewnętrzna zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie
określone przepisami prawa;
3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Jednostka Wewnętrzna oddala zgłoszenie i zamyka
postępowanie określone niniejszą procedurą.
2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 7, nie zawierała informacji wskazanych w §
2 pkt 5, Jednostka Wewnętrzna przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą
taką informację.
3. Jednostka Wewnętrzna podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy
zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
 

§ 7

Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby
zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po
rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
5) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony
– w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
6) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
7) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub
obniżenie wysokości tych świadczeń;
9) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
10) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
11) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
12) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
13) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
14) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym
charakterze;
15) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
16) mobbing;
17) dyskryminacja;
18) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących
kwalifikacje zawodowe;
20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
21) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej
branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
22) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
23) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności
dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest
sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług,
odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę
powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą
sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
 

§ 8

Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczonego pracownika
Jednostki Wewnętrznej.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
3. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres
3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po
zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
 

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.
2. Jednostka Wewnętrzna nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zarządowi Spółki zbiorczą informację
o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
3. Dział Kadr informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Tandem sp. z o.o. o
przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego
stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Dział Kadr przekazuje
informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej
niż stosunek pracy umowy.